総務・人事部の定型業務を削減し、働きやすい環境作りを推進

【 日鉄興和不動産株式会社 総務部担当部長　北野 幹彦 氏 コメント 】

当社では近年、様々なDX施策等を急速に進めてまいりました。重要会議を含む全会議のペーパーレス化とリモート化、稟議決裁・勤怠管理・出張交通費精算の電子化、固定電話廃止、名刺情報の共有、RPA導入・普及、CRMの導入、全社フリーアドレスなど、いずれもこの数年間のうちに実施したもので、結果的に私たちの働く環境は大きく変化し、また変化し続けています。

一方で、新型コロナウイルス感染症の流行により、リモートワークへの移行を余儀なくされる中、働き方を再度、見つめ直す機会になりました。これまでであれば、勤怠の申請方法について何か分からないことがあれば、オフィスのフロアで同僚や先輩に質問したり、社内制度についても総務部や人事部の担当者に直接、対面で聞けていたことも、リモートワークの状況では以前のように「簡単に聞く」ということが難しくなっています。特に、中途入社や新卒社員など新しい仲間にとっては、聞きたいことを気軽に質問できず、目に見えない負荷がかかっていると感じています。

会社として「新しい働き方」へシフトしていく中で、会社の仲間がより“いきいきと働くことができる環境”をコーポレート部門が率先して創っていきたいという想いから、この度、HiTTOの導入に至りました。

弊社より提供しておりますアイコンを採用いただいたこちらの日鉄興和不動産様のキャラクターは、「とびまる」という愛称で従業員の皆様に親しまれております。

1. 総務部・人事部

① 就業関連や各種社内制度に関する問い合わせが、総務部や人事部に毎月約900件近く発生しており、繁忙期などは通常業務が回らない。

② 従業員からの問い合わせの多くは、申請方法の手順や申請書・マニュアルの保存場所に関するものなど、繰り返し同じような問い合わせが発生している。

③ 新型コロナウイルス感染症対策で出勤率を抑えている状況で、従業員からの問い合わせ対応に随時、担当者間で連携しながら対応することが難しい。

2. 現場従業員

① 従業員の中でも特に中途入社や新卒などの新入社員の場合は、リモートワーク下で同僚や上司に質問することの心理的ハードルが高く、なかなか質問ができない。そもそも誰に聞けばいいかわからないケースも多い。

② 頻度は少ないが定期的に発生する各種申請に関する、申請書やマニュアルの保存場所などを全て覚えることができず、社内ポータルサイトで必要な情報を検索してもなかなか見つけられず、業務効率が落ちてしまう。

1. 総務部・人事部の生産性向上

① 総務部・人事部に寄せられる従業員からの電話/メールでの定型的な問い合わせを削減し、戦略的業務に充てる時間を創出

　（ 定型的な問い合わせ 例：）
・リフレッシュ休暇の申請方法を教えて
・子どもが就職したときの手続きを教えて
・保険証の再交付申請の方法を教えて
・残業時間の入力方法を教えて下さい

② チャットボット 「とびまる」に寄せられる質問内容を通じて、従業員の潜在的ニーズを可視化し、総務・人事業務の改善に活用

③ 総務部・人事部のナレッジを「とびまる」に集約し、リモートワーク・異動・休職に左右されない体制を構築

2. 現場従業員の生産性向上

① 自分が聞きたい時に気軽に質問ができ瞬間的に回答が返ってくるという、従業員一人一人が自己解決できる環境を作ることで、「調べる」や「問い合わせをする」時間を削減

② 誰に問い合わせしたらいいか分からない場合でも、『まずは、「とびまる」に聞けば、大丈夫』と問い合わせフロー・導線をわかりやすくすることで「迷う」「悩む」ムダな時間を削減

3. 中途 / 新卒社員の教育サポートツールとして活用

① リモートワーク下でなかなか同僚や上司に質問がしづらい場合でも「とびまる」であれば誰でも気軽に質問が可能なため、新しい環境にスムーズに馴染むことができる環境づくりを促進

② 勤務年数や役職問わず質問できる「とびまる」は入社後の教育・育成で活躍。社内制度について「とびまる」に日常的に質問することで会社理解が進み定着を促進

1. 初期構築が簡単

予め約1,000件の人事・労務・総務領域のナレッジが構造化された状態で学習されているので、その中から使いたい回答を選んで回答内容だけ登録すれば利用開始が可能

2. 運用・メンテナンス工数も最小限

ナレッジの追加や回答精度のチューニングも自動なので、運用負荷も最小限で対応可能

3. 専門知識がなくても、運用しやすい管理画面

チャットボットのキャラクター設定から、回答の作成、利用状況のレポートなど、総務・人事の現場の担当者でも運用可能

4. 専任の担当者が初期設定から活用促進まで安心のサポート

プロジェクト開始時のキックオフMTGから公開までのサポート、また公開後の改善提案などサポート体制が充実

5. Microsoft Teamsとの連携が無償で可能

通常のWeb画面に加え、Microsoft Teams上にチャットボットを設置することで、従業員がさらに利用しやすい環境作りを促進